秘書の仕事内容、秘書向いている人の特徴、未経験者がなるには？

先日、妹が事務職から秘書に異動になったと知らせがありました。

秘書の仕事内容とは？

秘書とは、社長や役員、医師、政治家、弁護士などにつき、庶務のすべてを管理し、処理する仕事です。上司が本業に集中できるよう裏で支える補佐の役目を担います。

秘書の仕事内容は多岐にわたり、業界によっても異なりますが、秘書の代表的な仕事としては、以下のようなものがあります。

• 電話応対：役員にかかってきた電話を取次ぎ、必要な電話のみ役員につなぎます。
• メール・手紙の処理：役員宛てにくるメールや手紙をチェックし、必要なものを報告をします。
• スケジュール管理：会議や会合、レストランや航空券などの予約業務も行います。
• 来客対応：来客の案内やお茶出しなどを行います。同席を求められることもあります。
• 文書作成：会議や商談などに必要な文書を作成します。
• その他　：慶弔関連、お中元、お歳暮の手配などの交際業務に関わること（情報収集・準備、代理出席）や、掃除、整理整頓などオフィス環境の整備も秘書の仕事です。

秘書に向いている人の特徴

時間に正確な人

秘書には、時間の正確さが求められます。上司によっては分単位でのスケジュールで動く場合もあります。

場所も一か所ではなく、全国を飛び回る場合もあるでしょう。上司のスケジュール管理、行動把握は秘書の仕事です。

時間にルーズな人にはまず務まりません。常に時間を意識して声掛けをしなければいけない仕事です。

情報取捨能力の高い人

自分が秘書を務める上司にアポイントを取りたい人は、すべて秘書が窓口になります。

この案件をそのまま上司に伝えてもいいものか、自分の中で処理をするものなのか、勝手に処理をしたら後々に大変なことになるか、などすべて自分の裁量で行わなくてはいけません。

自分のところに来た案件をすべて上司に伝えればそれが一番楽で責任を回避できるでしょう。

ですが、すべて伝えていては、上司のほうはいる情報もいらない情報もすべてが一緒くたになってしまうわけです。そこでの情報取捨が優秀な秘書には必要と思われます。

流行、情報に敏感な人

秘書は、上司についていろいろなところにまわります。

宴席もあれば会議にもついていきますし、出張のお供をすることもあるでしょう。

宴席であれば、手土産も必要です。相手側がどんなものを喜ぶか、今はやりの手土産は何かなどたくさんの情報が必要です。

これは、その時に付け焼刃で勉強するのではなく、普段から情報誌や新聞ニュース等で目にし、耳にするのが好きな人が秘書に向いていると思います。

情報を集めるのが好きな人は自然と頭の中にその情報が残るはずです。

流行や情報に興味がない人は、情報やニュースを耳にしても頭には残らず、自分の中のデータベースに蓄積されないでしょう。ですから、優秀な秘書というのは流行情報に敏感である必要があると思います。

場の空気を感じ取ることができる人

秘書は、上司のあらゆる場面を目にすることがあると思います。

このシチュエーションでは秘書が下がるべき、聞いてはいけない場面だなということを素早く判断し退席するなど、上司から言われる前に行動できる態度をとるべきと考えられます。

そのほかにも上司の言わんとしているところを読み取る能力など、場の空気を必要とする場面は秘書という仕事をするにあたって大変重要な能力となるでしょう。

未経験者が秘書になるには？

秘書は原則として経験者採用が多く、新卒採用はほぼゼロです。

秘書の仕事内容は幅広いため、未経験者から秘書として採用される場合は、主に総務、事務などを経験がある人が採用されることが多いようです。

また、社内に秘書という職種があっても外部から採用することはなく、内部の総務出身の人が異動で秘書になったりするケースもあるようです。

未経験者が秘書になるには総務、事務として数年の経験を積むのが良いでしょう。

また幅広く事務スキルが求められるため、パソコン操作に習熟していることはもちろん、お客さまに失礼があってはいけないため、ビジネスマナーや接遇能力もあることが大切です。

そのため、PC系の資格を取ったり、秘書検定を取得したりすることはアピールに繋がります。

秘書の年収は？

未経験者ですと300万前後からのスタートとなるようです。

営業のように活躍したからといって、年収が上がる職業ではありません。

年収を上げたければ、それなりの大手企業に務めるか、外資系、医療系などの企業や法人に転職するのが良いでしょう。

秘書検定とは

秘書検定の試験内容は？

秘書に関する資格と言えば、一番有名なのが秘書検定です。

秘書検定には筆記と実技の2つの試験があります。

3級と2級は筆記のみで、準1級・1級は筆記と実技試験があります。

出題形式は準1級・2級・3級は選択問題（マークシート方式）と記述問題です。そして1級はすべて記述問題です。3級と2級は筆記試験のみですが、1級・準1級には筆記試験に合格すると二次試験（面接試験）があります。

筆記試験は全級とも、以下の範囲について出題され、60％の正解で合格となります。

1. 理論
   1. 「秘書の資質」　秘書としての心構えや求められる能力、人柄 理論
   2. 「職務知識」　秘書業務の進め方
   3. 「一般知識」　社会常識や人事、経理、経営の基礎知識
2. 実技
   1. 「マナー・接遇」　敬語、接遇のマナー 実技
   2. 「技能」　文書作成、ファイリング、文書・スケジュール管理

理論領域の「秘書の資質」では、秘書に求められる資質や秘書が仕事を行ううえで備えておくべきことなどが問われます。

「職務知識」では秘書特有な仕事のしかたや上司と秘書の役割などが問われます。

「一般知識」では秘書が上司の仕事を手助けするうえで知っておくべき社会常識や経営管理などの知識が問われます。

実技領域の「マナー・接遇」ではビジネスマナーや人間関係、お客さま応対で知っておくべきこと、言葉遣いや接遇用語、上司の交際業務で慶事や弔事などの知識が問われます。

「技能」ではビジネスで必要な文書、ファイリング、会議の知識、スケジュール管理、上司に関係する環境整備などについて問われます。

試験の問題は、秘書の仕事に就いていると想定した問題がほとんどです。

しかし、マナーや接遇、ファイリングや名刺の整理等、職務知識を広く問われる試験内容は、事務担当者の普段の仕事に直接役立つ内容ばかりです。

事務職に就職を希望する学生さんや、スキルアップを目指す事務職の皆様は、持っていて損のない資格だと言えます。

秘書検定の内容の合格率は？

以下のようになっています。

施行級	志願者数	受験者数	一次合格	最終合格	合格率
１級	1,328名	1,151名	536名	332名	28.8%
準１級	6,236名	5,693名	3,262名	2,082名	36.6%
２級	34,746名	32,472名	--	18,698名	57.6%
３級	18,284名	17,305名	--	12,622名	72.9%
計	60,594名	56,621名	--	33,734名
1～112回 総計	7,919,956名	7,339,815名	3,875,072名

（秘書検定公式ページ　112回より）

なお、受験者の割合は以下の通りです。

• 大学生　　38.8%
• 短大生　　7.0%
• 専修・各種学校生 11.3%
• 高校生　　21.7%
• 会社員等　14.5%
• 秘書　1.4%
• その他　5.3%

社会人以外の受験者がほとんどです。

秘書検定の勉強方法は？　独学でも合格できる？

基本的にはテキストを中心に進めていくのが良いでしょう。

また、社会人経験があるからと言っても油断せずにちゃんと勉強しましょう。

特に日常ではめったに経験しないようなマナーや、用語なども覚えておきましょう。

なお、「受験者の大半が社会人経験のない大学生、2級でも試験の合格率が5割を超えている」

という点から、2級、3級は独学でも合格できると言えるでしょう。

しかし、1級や準1級などでは面接などで細かい姿勢、振る舞いなどを見られます。合格者に見てもらうか、講座を受講するなどして第三者によるチェックを受けておくべきでしょう。

まとめ すべてにおけるマネジメント能力の高さ

秘書という仕事はマニュアルがあるわけではありません。自分の仕える上司によってやり方は幾通りにも変わり、そのときそのときによる機転が必要な仕事です。

常に何手も先を読んで行動し、場の空気を感じ取り、上司の仕事を裏方で支える縁の下の力持ちとなる必要があります。

ですので、自分が表に出てこうしたいと思う人には向いていない仕事です。人を支えることを喜びとする繊細な人に向いている仕事でしょう。

ですが、ただ繊細なだけではなく、時には鈍感力も必要となりあらゆる事柄に対するマネジメント能力の高さを必要とする仕事、

それが秘書という仕事をする人に向いている特徴だと思われます。